Fakturace z mobilu pro OSVČ: od zakázky k odeslané faktuře za pár minut

Co má mobilní fakturace skutečně zvládnout

Na telefonu nechcete nastavovat účetnictví. Potřebujete vybrat klienta, přidat položku, zkontrolovat cenu a odeslat čitelné PDF. Vše ostatní má aplikace doplnit nebo alespoň nabídnout bez hledání v několika obrazovkách.

• uložit firemní a bankovní údaje pro další doklady
• dohledat klienta podle IČO a doplnit jeho adresu
• pracovat s DPH, měnou, splatností a variabilním symbolem
• vytvořit PDF s QR platbou
• ukázat faktury po splatnosti bez ruční kontroly kalendáře

Připravte si základ jednou, ne u každé faktury

Nejvíc času se neztrácí psaním položky, ale opakovaným zadáváním stejných údajů. Proto si hned na začátku uložte název podnikatele, IČO, DIČ, adresu a bankovní účet. Nastavte také obvyklou měnu a číselnou řadu.

V Invoicek se bankovní údaje použijí v PDF i QR platbě. U nové faktury pak řešíte jen to, co se mění: klienta, práci, cenu a termín splatnosti.

Praktický workflow přímo po dokončení práce

1. Otevřete Invoicek v telefonu a vyberte existujícího klienta. U nového odběratele stačí zadat IČO a ověřit doplněné údaje.
2. Napište, co jste dodali. Například „Montáž světel, 4 hodiny po 850 Kč“ nebo „Návrh loga, 12 000 Kč“.
3. Zkontrolujte datum vystavení, splatnost, DPH a způsob platby. U stálých klientů to zabere několik sekund.
4. Uložte fakturu a otevřete PDF. Klient může částku, účet i variabilní symbol načíst z QR kódu.
5. Po odeslání nastavte správný stav dokladu. V seznamu pak snadno poznáte, co čeká na úhradu.

Faktura ze stručného zadání

Na telefonu je často rychlejší popsat fakturu jednou větou než vyplňovat každé pole zvlášť. Invoicek umí ze zadání připravit klienta, položku, množství a cenu. Výsledek se neodešle bez kontroly — před uložením můžete všechno upravit.

Hlasové diktování telefonu tento postup ještě zrychlí. Po návštěvě klienta můžete říct: „Faktura pro ABC Stavby, servis klimatizace, dva tisíce korun, splatnost čtrnáct dní.“ Místo poznámky, kterou budete večer přepisovat, máte připravený doklad.

Jak si na mobilu udržet přehled o platbách

Vystavením faktury práce nekončí. Jednou nebo dvakrát týdně otevřete seznam dokladů a vyfiltrujte faktury po splatnosti. Zaplacené označte jako uhrazené, u ostatních ověřte datum a klienta.

Invoicek nabízí filtry podle stavu, klienta a období vystavení. Na mobilu zůstávají schované v samostatném panelu, takže nepřekážejí běžnému seznamu. Doklady můžete seřadit od nejnovějších, od nejstarších nebo podle nejbližší splatnosti.

Tři chyby, které mobilní fakturaci zbytečně komplikují

• Fakturujete z poznámek. Poznámka v telefonu není doklad ani přehled pohledávek. Vytvořte fakturu rovnou, dokud máte zakázku v hlavě.
• Pokaždé opisujete klienta. Uložte si ho jednou nebo použijte doplnění podle IČO. Ruční opisování je pomalé a přináší chyby.
• Kontrolujete jen příchozí platby. Sledujte zároveň splatnost a stav faktury, jinak snadno přehlédnete doklad, který klient vůbec nezařadil k úhradě.

Mobil jako hlavní pracovní nástroj, ne nouzové řešení

Pro OSVČ, která pracuje u klientů nebo často cestuje, dává mobilní fakturace smysl jen tehdy, když zvládne celý běžný proces. Invoicek proto používá na telefonu karty místo širokých tabulek, velké ovládací prvky a jednoduché filtry.

Cíl není trávit více času v aplikaci. Cíl je vystavit doklad ve chvíli, kdy je práce hotová, a potom už jen zkontrolovat, zda dorazila platba.

Časté otázky