Chyba na odeslané faktuře: jak ji opravit správně

Nejdřív zjistěte, v jakém stavu faktura je

Dokud je faktura rozpracovaná a nikdo ji neviděl, není co řešit — prostě ji upravíte. Jakmile ji odešlete, stává se z ní doklad, na který se váže evidence u vás i u odběratele.

Neplátce DPH: storno a nová faktura

Jako neplátce DPH neřešíte daň, takže je postup přímočarý. Původní fakturu zrušíte dokladem o zrušení a vystavíte novou se správnými údaji. V evidenci pak zůstane stopa po obou dokumentech a je zřejmé, co se stalo.

Nová faktura dostane nové číslo. Nepoužívejte znovu číslo zrušené faktury — v číselné řadě nemají vznikat díry ani duplicity.

1. Vystavte doklad o zrušení původní faktury.
2. Vystavte novou fakturu se správnými údaji a novým číslem.
3. Pošlete klientovi oba doklady a krátce vysvětlete, co se opravovalo.

Plátce DPH: opravný daňový doklad

U plátce DPH nejde jen o číslo na papíře — daň už je přiznaná. Opravu proto řešíte opravným daňovým dokladem, kterému se běžně říká dobropis, když se částka snižuje, a vrubopis, když se zvyšuje.

Opravný doklad musí odkazovat na původní fakturu, aby bylo jasné, který doklad opravuje. Uvádí se rozdíl, ne nová celková částka: pokud jste fakturovali o 2 000 Kč víc, opravný doklad zní na −2 000 Kč, nikoli na správnou konečnou sumu.

• Snížení částky — opravný doklad na zápornou hodnotu (dobropis).
• Zvýšení částky — opravný doklad na kladnou hodnotu (vrubopis).
• Chyba v údajích bez dopadu na částku — obvykle stačí doklad s opravenými údaji.

Když je faktura už zaplacená

Opravný doklad sám o sobě peníze nevrátí. Když klient zaplatil víc, než měl, vracíte mu rozdíl převodem a opravný doklad je k té vratce podkladem. Když zaplatil málo, doplácí.

Pořadí je důležité: nejdřív doklad, potom peníze. Bankovní převod bez dokladu se v účetnictví těžko vysvětluje.

Drobná chyba nemusí znamenat nový doklad

Ne každá nepřesnost vyžaduje opravný doklad. Překlep v názvu ulice nebo chybějící číslo objednávky nemají vliv na částku ani na daň a často stačí, když klientovi pošlete opravenou verzi a domluvíte se.

Jinak je to u údajů, které identifikují strany nebo plnění — IČO, DIČ, datum uskutečnění plnění, sazba daně nebo částka. Tam se opravou nevyhnete.

Jak to funguje v Invoicek

Invoicek nedovolí přepsat fakturu, která už byla odeslána. Upravit jde jen koncept — to je záměrné, protože právě přepsání odeslaného dokladu je chyba, kterou pak nikdo nedohledá.

U odeslané faktury nabídne Invoicek vystavení opravného dokladu. Doklad se automaticky naváže na původní fakturu a odkaz na ni se propíše i do PDF, takže odběratel i účetní vidí, čeho se oprava týká.

Nabídka dokladů se řídí vaším daňovým profilem. Opravný daňový doklad uvidí jen plátce DPH, protože jen u něj dává smysl. Neplátci i identifikované osobě Invoicek nabídne zrušení dokladu.

Čemu se vyhnout

• Přepsat odeslanou fakturu a poslat ji znovu pod stejným číslem.
• Smazat fakturu, kterou už klient dostal.
• Použít číslo zrušené faktury pro novou.
• Vystavit opravný doklad na celkovou částku místo na rozdíl.
• Vrátit peníze dřív, než existuje doklad.

Časté otázky

Zdroje

• Zákon č. 235/2004 Sb., o DPH — oprava základu daně a opravné doklady
• Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví — průkaznost účetních záznamů