Zálohová faktura: co to je, kdy ji vystavit a co následuje

Co zálohová faktura je a co není

Zálohová faktura, někdy označovaná jako proforma, je obchodní dokument. Říká klientovi, kolik má poslat, na jaký účet a do kdy. Zákon o DPH ji mezi daňové doklady neřadí, takže na ní nemusí být náležitosti daňového dokladu podle § 29.

Právě proto se s ní nedá zaplatit daň ani si nárokovat odpočet. Pokud vám dodavatel pošle jen zálohovou fakturu a nic dalšího, jako plátce DPH z ní odpočet uplatnit nemůžete — potřebujete daňový doklad k přijaté platbě.

• Není účetní ani daňový doklad.
• Nevstupuje do přiznání k DPH.
• Nezakládá nárok na odpočet daně.
• Není povinná — je to obchodní zvyklost, ne zákonná povinnost.

Kdy má zálohu smysl žádat

Záloha přenáší část rizika z vás na klienta. Dává smysl tam, kde do zakázky vkládáte peníze nebo čas dřív, než vám kdokoli zaplatí.

• Nakupujete materiál na míru, který jinému klientovi neprodáte.
• Zakázka běží několik měsíců a průběžně vás stojí peníze.
• Klienta neznáte a nemáte s ním platební historii.
• Rezervujete si kapacitu a odmítáte kvůli tomu jinou práci.

Neplátce a plátce DPH: v čem je rozdíl

U plátce DPH je klíčové, že daňová povinnost vzniká už dnem, kdy peníze dorazí na účet — ne až dodáním. Proto na přijatou zálohu musí navázat daňový doklad k přijaté platbě. Zákon na jeho vystavení dává patnáct dnů.

Neplátce DPH tenhle krok řešit nemusí. Zálohu přijme a na konci vystaví běžnou fakturu, ve které zaplacenou částku odečte.

Celý řetězec dokladů krok za krokem

Konečná faktura se často nazývá vyúčtovací. Musí být zřejmé, kolik byla celková cena, kolik už klient poslal zálohou a kolik zbývá doplatit. Bez toho vzniká dojem, že fakturujete dvakrát.

1. Vystavíte zálohovou fakturu a pošlete ji klientovi.
2. Klient zaplatí — částka dorazí na účet.
3. Jste-li plátce DPH, vystavíte daňový doklad k přijaté platbě s datem přijetí platby.
4. Dodáte zboží nebo dokončíte práci.
5. Vystavíte konečnou fakturu na celou hodnotu zakázky a odečtete v ní zaplacenou zálohu.
6. Klient doplatí rozdíl. Pokud záloha pokryla vše, doplatek je nula.

Jak to funguje v Invoicek

Zálohové faktury mají v Invoicek vlastní sekci, oddělenou od běžných faktur, aby se vám v přehledu nemíchaly dokumenty s různým významem.

Když u zálohové faktury zaznamenáte přijatou platbu a máte nastavený profil plátce DPH, Invoicek k ní sám vytvoří daňový doklad k přijaté platbě. Nemusíte hlídat, že jste na něj nezapomněli — vznikne ve chvíli, kdy zadáte platbu.

Při vystavení konečné faktury vyberete, které zálohy se mají zúčtovat. Invoicek je odečte od celkové částky a do dokladu zapíše, ke které zálohové faktuře se odečet váže. V přehledu zálohy zůstává vidět, kolik z ní je ještě nevyčerpáno.

Časté chyby

• Zálohová faktura se pošle do účetnictví místo daňového dokladu.
• Plátce DPH zapomene na daňový doklad k přijaté platbě a daň přizná až u konečné faktury.
• Konečná faktura se vystaví na plnou částku bez odečtu zálohy — klient zaplatí dvakrát.
• Zálohová faktura má stejnou číselnou řadu jako běžné faktury a v evidenci vzniká zmatek.
• Na zálohové faktuře chybí variabilní symbol, takže platbu nelze spárovat.

Časté otázky

Zdroje

• Zákon č. 235/2004 Sb., o DPH — daňové doklady a přijaté platby
• Finanční správa — informace k DPH